9 conseils pratiques pour assurer une meilleure productivité des employés en télétravail

Pour résumer :

• Les environnements de travail d’aujourd’hui adoptent bien souvent des modèles hybrides et la plupart des travailleurs du secteur quaternaire travaillent à distance au moins partiellement.
• Cette situation offre aux responsables l’occasion de faire évoluer leur approche du télétravail.
• Ces neuf activités leur permettent de s’assurer que les employés se montrent productifs et impliqués dans leur travail à distance.

Les employés télétravaillent désormais au moins partiellement et il est impératif de faire évoluer vos politiques de travail pour tenir compte de cette tendance. Vous pouvez faire du travail à distance une activité à la fois productive et motivante tant pour les employés que pour les équipes dans leur ensemble.

« Dans la plupart des entreprises, la planification de scénarios se concentre sur les réponses opérationnelles nécessaires pour assurer la continuité des opérations. Peu de ces scénarios traitent de la capacité des employés à se concentrer sur leur travail », déclare Brian Kropp, vice-président de la recherche chez Gartner.

Pour fournir aux employés le soutien dont ils ont besoin pour aborder sereinement le télétravail et rester productifs et impliqués, suivez ces 9 recommandations.

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N° 1 : soyez à l’affût des signes de désarroi que pourraient présenter vos employés

Identifiez les problèmes et les préoccupations de vos employés en prenant le temps de les observer et de discuter avec eux. Sachez mettre à profit la moindre occasion pour faire comprendre aux employés que vous les soutenez et que vous êtes à leur écoute. Pour favoriser des conversations régulières entre les responsables et les employés, donnez aux responsables des conseils sur la meilleure façon d’aborder les sujets sensibles, notamment les modèles de travail alternatifs, les perspectives et garanties professionnelles, les incidences sur les recrutements et les tensions sur le lieu de travail.

N° 2 : fournissez aux équipes les technologies et outils adéquats

Veillez à ce que les employés disposent des technologies dont ils ont besoin pour être productifs, ce qui peut se traduire par des équipements qui ne se limitent pas à un téléphone et un ordinateur portables. Si vous attendez des employés qu’ils participent à des réunions en ligne, disposent-ils de webcams adaptées ? Même si vous ne disposez pas d’un ensemble complet de technologies et d’outils de collaboration, vous pouvez doter les employés de moyens leur permettant de remplir efficacement leurs fonctions à distance. Toutefois, ne partez pas du principe que les gens savent comment exploiter les technologies de communication en ligne ou sont à l’aise dans cet environnement. 

Les outils de communication virtuels ne sont pas comparables aux méthodes traditionnelles et sont parfois imparfaits, mais les échanges doivent néanmoins rester professionnels et respectueux. N’oubliez pas que ce type de communications peut décontenancer certains de vos employés. Pensez à leur montrer quand et comment faire remonter des problèmes d’échanges virtuels. Par exemple, si vous n’avez pas résolu un problème après avoir échangé six e-mails à ce sujet, une réunion virtuelle peut s’avérer nécessaire pour le résoudre.

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N° 3 : encouragez la concertation

Un dialogue bilatéral entre les responsables et les employés permet de s’assurer que les activités de communication favorisent l’implication, plutôt que de la compromettre. Gartner Research a mis en évidence que pour réussir un changement, il est plus important que les employés comprennent les décisions de l’entreprise et leurs implications, plutôt que de chercher à savoir s’ils « apprécient » ou non ce changement. Une communication bilatérale transmet aux employés les informations et explications dont ils ont besoin. Elle leur permet également d’exprimer et de gérer les émotions négatives et de leur procurer un sentiment de plus grande autonomie. 

N° 4 : accordez toute votre confiance à vos employés

« À l’heure actuelle, la meilleure chose que vous puissiez faire en tant que responsable est de faire preuve de la plus grande confiance envers vos employés dans le cadre de la réalisation de leurs tâches ; ce qu’ils feront assurément si les employeurs les accompagnent comme il se doit », explique B. Kropp. Bien qu’il soit frustrant pour les responsables de perdre la visibilité constante qu’ils avaient jusqu’ici sur leurs employés, il ne faut pas pour autant tomber dans la gestion à outrance. Cela ne fera que susciter la démobilisation et la lassitude de collaborateurs déjà très sollicités. Ne vous focalisez pas sur ce que vous percevez comme étant de mauvaises prestations ; appuyez-vous sur les systèmes de gestion des performances établis si nécessaire.

Pour en savoir plus, lisez : Comment élaborer une stratégie optimale de gestion du monde du travail de demain

N° 5 : renforcer les valeurs de la société

« Montrez à vos employés que vous avez l’intention de veiller à leur satisfaction tout au long de leur carrière », explique B. Kropp. Les entreprises consacrent des années à l’élaboration d’un ensemble de valeurs décrivant l’importance qu’elles accordent à leurs employés et leur volonté de leur offrir une vie et des expériences exceptionnelles. Veillez par conséquent à ce que ces valeurs soient mises en avant.

Continuez également à incarner les comportements appropriés et encouragez les employés à signaler ceux qui sont contraires à l’éthique. Dans un contexte d’incertitude, les écarts de conduite des employés augmentent jusqu’à 33 %. Rappelez aux employés comment signaler les comportements répréhensibles et mettez en avant les mesures punitives en cas de manquement. Cela favorisera le bien-être au travail, ce qui aura une incidence considérable sur le sentiment de sécurité psychologique.

Pour en savoir plus, lisez : 3 méthodes pour créer un sentiment d’appartenance sur le lieu de travail

N° 6 : servez-vous des objectifs pour clarifier le message

Mettez l’accent sur les objectifs plutôt que sur les processus pour plus de clarté ; cela ne fera que motiver davantage vos employés.

« Un des facteurs les plus importants de mobilisation des employés est de savoir que leur travail contribue à la réalisation des objectifs de l’entreprise », déclare Kropp. « Les employés qui sont convaincus de l’importance de leur travail et de sa contribution au succès de la société sont moins préoccupés par la sécurité de leur emploi ».

N° 7 : concentrez-vous sur les résultats et non sur les processus

Dans cet environnement de télétravail, où il faut jongler entre les obligations professionnelles et familiales, aidez les employés à accomplir leur travail de la manière la plus simple et la plus productive possible. Cela passe par certaines concessions : vous devrez parfois déplacer des réunions d’équipe ou renoncer à un long processus d’approbation. Planifiez une collaboration à un moment convenable pour toutes les parties et utilisez les outils virtuels dans la mesure du possible. En faisant preuve d’une plus grande souplesse, vous laissez plus souvent vos équipes accomplir les tâches comme elles l’entendent. 

« En tant que responsable, vous devez ne plus porter votre attention uniquement sur les processus, mais plutôt sur les tâches accomplies. Il suffit de communiquer aux membres de votre équipe ce que vous voulez qu’ils accomplissent », affirme M. Kropp.

N° 8 : faites preuve de plus de reconnaissance

« Dans un contexte marqué par d’importantes mutations, le désir des employés d’être reconnus pour leur travail augmente d’environ 30 % », explique B. Kropp.

Les témoignages de reconnaissance efficaces motivent la personne qui les reçoit et servent de signal fort aux autres employés quant aux comportements qu’ils devraient encourager. La reconnaissance n’est pas forcément financière ; pensez aussi à la reconnaissance publique, aux marques d’appréciation, aux possibilités d’évolution de carrière et à des avantages annexes dont le coût est modeste. Profitez de ces occasions pour offrir des possibilités de valorisation aux employés qui n’en ont normalement pas la capacité.

Étant donné le manque de visibilité dans les environnements de télétravail, essayez d’améliorer vos techniques de suivi et vos relations avec les subordonnés directs. Recourez à des questionnaires ponctuels pour sonder le personnel ou assurez le suivi des résultats afin de recueillir des données et de déterminer les éléments qui méritent d’être valorisés. En organisant des réunions virtuelles avec les employés et en leur demandant quels obstacles ils ont surmontés ou comment leurs pairs les ont aidés, vous pouvez identifier à la fois les éléments à reconnaître, remercier et partager les réalisations des équipes et des personnes.

N° 9 : encouragez l’innovation

L’innovation et la prise de risque sont des facteurs importants qui contribuent à l’engagement des employés et au succès de leur entreprise. Même lorsqu’une entreprise est soumise à des contraintes et ne peut réaliser de nouveaux investissements, les responsables peuvent souligner leur importance et offrir des possibilités d’innovation progressive ou d’amélioration des processus. 

Prévoyez des séances de partage des réussites et de sécurité face aux risques et en cas de défaillances. Veillez à souligner l’intérêt pour les employés de continuer à développer leurs activités et assurez-vous que les risques éventuels en valent la peine.