Rendre le travail hybride plus permanent ? Établir des règles de base

D'ici 2022, 25 % de la main-d'œuvre mondiale de la connaissance choisira son domicile comme lieu de travail principal, et 45 % de la main-d'œuvre travaillera à domicile deux à trois jours par semaine. Certains employés sont ravis de cette perspective. D'autres, pas tant que ça. 

Pour de nombreux employés, la nouveauté du travail à domicile s'est déjà estompée et ils s'inquiètent de la possibilité d'un changement permanent vers un environnement de travail hybride. Vous pouvez aider à réduire cette anxiété en mettant en place quelques règles de base simples pour les interactions virtuelles et autres défis liés au travail qui sont uniques aux équipes en télétravail et hybrides. 

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Trois façons d'améliorer la vie des équipes hybrides et du télétravail

Vous devrez personnaliser vos directives pour garantir une bonne adéquation à chaque équipe et à votre culture d'entreprise, mais cela permettra de faire en sorte que les règles de base se concentrent vraiment sur l'amélioration des trois aspects suivants du travail d'équipe à distance et hybride.

N° 1 : Unité et santé de l'équipe

Encouragez l'unité interpersonnelle de vos équipes, qui peut être particulièrement difficile à maintenir dans un environnement distant, mais qui est essentielle à l'engagement et à l'inclusion collectifs de l'équipe. Les responsables doivent être empathiques et accessibles ; cela fait toute la différence entre une excellente expérience des employés et une moins bonne. 

Les membres de l'équipe tirent souvent leurs principaux indices de travail du comportement du responsable, alors assurez-vous que les responsables ont un comportement productif. Par exemple, démontrez clairement les possibilités de changement d’horaires - pour permettre une visite chez le médecin, rencontrer un menuisier ou prendre soin d'un enfant malade - renforçant ainsi la notion que nous sommes tous solidaires.

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N° 2 : Gestion du temps et coordination d'équipe

Favorisez la transparence sur la façon dont les équipes utilisent leur temps et soyez flexible dans la coordination de la façon dont le travail est effectué, en vous concentrant sur les résultats plus que sur les intrants. Par exemple, définissez les résultats et les rendements du travail, mais soyez flexible sur la manière, les délais et emplacements permettant à l'équipe d’atteindre ces objectifs. 

Cette stratégie renforce le fait que la participation des membres de l'équipe est jugée par leur contribution, et non par leur emplacement. L'idée de « l'égalité dans la collaboration » est essentielle pour éliminer les inquiétudes, maintenant et à l'avenir, selon lesquelles les participants au bureau pourraient être favorisés en raison de leur présence physique dans un espace de travail fourni par l'entreprise.

N° 3 : Outils et équipement

Fournissez des directives claires sur la technologie et les outils disponibles, et sur quand les utiliser et pour quelles raisons. Assurez-vous que l’ensemble de l'équipement fonctionne correctement et offrez aux membres de l'équipe la possibilité d'améliorer leur dextérité numérique, mais précisez également que les employés doivent acquérir leurs propres compétences numériques, ces dernières étant essentielles pour un travail hybride et télétravail efficace. 

Les réunions virtuelles en sont un bon exemple. Le service informatique est responsable de mettre facilement à disposition l'équipement nécessaire et des services d'assistance efficaces, mais vos règles de base doivent confier aux membres de l'équipe la responsabilité de savoir comment utiliser toutes les fonctionnalités pertinentes et d'observer les meilleures pratiques de réunion. 

Sept directives pour des équipes hybrides et en télétravail plus épanouies.

Le dialogue d'équipe autour des règles de base peut aider votre équipe à se sentir plus investie et en contrôle de ses conditions de télétravail et de travail hybrides. 

Voici sept exemples de types de directives de bon sens que vous pouvez définir pour rendre les membres d'équipes hybrides plus à l'aise.

1. Encouragez les membres de l'équipe à déterminer leur propre équilibre travail / vie, en mélangeant de manière créative les obligations personnelles, familiales et professionnelles tant que les résultats souhaités sont atteints. Permettez aux membres de l'équipe de négocier le partage des obligations de travail au besoin.
2. Soyez flexible sur les codes vestimentaires virtuels et l'apparence. Par exemple, autorisez chacun à choisir l'arrière-plan vidéo qu’ils préfèrent, à condition qu’il soit adapté à l'objectif et à l'ambiance de la réunion.
3. Privilégiez la communication empathique et l'écoute. Cela s'applique à la fois aux responsables d'équipe et à la direction exécutive. Assurez-vous que les membres de l'équipe sont bien informés sur les questions qui les concernent. Recherchez activement les signes indiquant qu'une personne a des difficultés ou souffre de fatigue liée au télétravail.
4. Permettez aux membres de l'équipe de définir leurs propres heures de travail et leur lieu de travail - à condition qu'ils participent pleinement aux activités de l'équipe et maintiennent des résultats de travail appropriés. Par exemple, les membres de l'équipe peuvent spécifier des heures spécifiques pour la collaboration par rapport au travail individuel, mais peuvent avoir besoin de prioriser les fuseaux horaires qui se chevauchent pour le travail collaboratif. 
5. Laissez l'équipe déterminer collectivement les temps de réponse avec diverses modalités de collaboration. Par exemple, acceptez de répondre dans les deux heures pour parler ou échanger par chat, mais ne prenez pas plus d’un jour ouvrable pour les e-mails non urgents. Convenez que les membres de l'équipe n'ont pas besoin de répondre aux questions de travail non urgent en dehors des heures de travail.
6. Fixer des limites aux réunions. Les membres de l'équipe doivent convenir de la nécessité, du calendrier, de la durée et du lieu des réunions d'équipe. Les réunions qui incluent à la fois des membres de l'équipe à distance et au bureau doivent rechercher la possibilité d’une participation égale entre les deux.
7. Mettez vous d’accord sur les normes de collaboration à distance. Assurez-vous que tout le monde a accès et utilise des terminaux, une connectivité Internet et des capacités adéquates de son, d'éclairage et de vidéo pour collaborer virtuellement de manière productive. Mettez-vous d'accord sur l'utilisation de fonctionnalités communes, telles que les hashtags et les @mentions.

Le passage aux environnements de travail hybrides ne fait que commencer, et la plupart des entreprises le découvrent alors qu’il se met en place. Ces règles font partie de ce cheminement et permettent aux individus et aux équipes de définir leurs propres parcours tout en adhérant aux directives de l'entreprise. 

Non seulement les directives permettent de créer et d’inventer ensemble les bases du travail hybride, elles aident également les nouveaux membres de l'équipe à déterminer et à adopter rapidement les normes culturelles de cette dernière.