Comment soutenir le rythme accéléré de la transformation numérique de l'entreprise

La volonté générale de multiplier les projets numériques a entraîné de grands changements dans la façon dont le travail est effectué et comment les décisions sont prises, mais face à la persistance de modèles de main-d'œuvre hybrides, les dirigeants constatent qu'il est essentiel de maintenir la dynamique du numérique.

Il faut donc s'assurer que les comportements et les pratiques antérieures au numérique ne soient pas réintégrés dans les processus et les décisions, qui ont de leur côté été transformés au moment de la mise en oeuvre de mesures pour faire face à la pandémie.

« Vous avez très probablement une liste des accomplissements les plus remarquables de votre équipe lors de la mise en oeuvre des mesures sanitaires pour faire face à la pandémie », déclare Christie Struckman, Vice-présidente analyste chez Gartner. « On a l'impression que les entreprises peuvent poursuivre sur leur lancée et concrétiser les projets numériques pour lesquels elles ont élaboré des stratégies. Mais à mesure que les entreprises s'efforcent de mettre en place leur propre version du modèle de travail hybride, elles risquent de revenir à des comportements incompatibles avec les stratégies numériques. »

Adoptez une approche en trois étapes pour lutter contre les anciennes méthodes : faites le point, évaluez et formez vos équipes.

Faites le point

Prenez le temps d'évaluer les résultats de l'entreprise en effectuant un bilan intermédiaire, une évaluation à mi-parcours de la transformation numérique au cours de laquelle les dirigeants recueillent les avis des membres de l'équipe et de leurs pairs et évaluent les prestations et données connexes. Tout comme le bilan que les équipes réalisent à la fin d'un projet pour en tirer des enseignements et identifier les meilleures pratiques, le bilan intermédiaire est réalisé à une étape charnière de la transformation et non à son terme.

Les directeurs des systèmes d’information peuvent utiliser le modèle du bilan intermédiaire pour documenter les changements qui ont été mis en oeuvre (et notamment la numérisation) dans le contexte de la pandémie, le résultat escompté (par exemple, stimuler la stratégie commerciale, optimiser les dépenses ou augmenter la productivité). Les DSI pourront également décider à ce stade s’ils veulent que ces modifications soient conservées, remises en question ou s’ils désirent revenir à la situation antérieure.

Conseils pratiques à appliquer lors de la mise au point :

• impliquez les parties prenantes à tous les niveaux de l'entreprise.
• Évaluez les pratiques pour en assurer la viabilité sur le long terme. Par exemple, le fait que les employés travaillent davantage d'heures à la maison qu'au bureau ne constitue pas un modèle d'entreprise durable et ne devrait pas rester dans la liste des pratiques à conserver.

Phase d’évaluation

Une fois que vous avez identifié les comportements que vous souhaitez conserver, redéfinir ou faire disparaître, évaluez les systèmes et les technologies en place pour établir s'ils contribuent à promouvoir les comportements souhaités ou dissuadent les comportements qui n’ont plus lieu d’être. Si votre entreprise doit modifier des systèmes, des processus ou des pratiques, élaborez un plan pour les concevoir, les développer et les mettre en œuvre. Justifiez ces changements en documentant la situation actuelle (point de départ), ce par quoi vous voulez la remplacer (destination) et ce que le changement permettra d'accomplir (motif).

Par exemple, les sociétés ont appris que les salariés peuvent être tout aussi productifs à domicile qu’au bureau, ce qui a amené beaucoup d’entre-elles à envisager de recruter des personnes résidant loin de leurs bureaux pour combler le manque de candidats qualifiés.

Recruter, embaucher et intégrer des télétravailleurs impliquent de réaliser des investissements pour sensibiliser les candidats concernés dans ces régions, de mettre en place des processus d'entretien vidéo, des ressources consacrées à l'intégration à distance, etc. La phase d'évaluation suppose de documenter et de justifier les changements que l'entreprise doit opérer pour passer du recrutement sur place de collaborateurs résidant à proximité au recrutement en ligne de profils plus éloignés, car elle peut ainsi accéder à un vivier de talents plus important.

Conseils pratiques à appliquer lors de l’évaluation :

• priorisez entre une et trois pratiques mises en évidence dans le modèle de bilan intermédiaire.
• Identifiez quels changements doivent être apportés, pour quelles raisons et comment l'entreprise pourra bénéficier de chacune de ces évolutions stratégiques.

Formez vos équipes

Après avoir identifié les changements nécessaires pour conserver, redéfinir ou inverser les comportements prioritaires, documentez-les, désignez les personnes chargées de les superviser et de les mettre en œuvre, et définissez ce que ces personnes devront accomplir, en précisant les échéances. Partagez ce plan avec toutes les parties prenantes intéressées et organisez des réunions régulières pour suivre les progrès, éliminez les obstacles, fournissez un retour d'information ou redéfinissez les échéances.

Conseils pratiques à appliquer lors de la formation des équipes :

• Élaborez des plans d'action concrets pour chaque ensemble de systèmes, de processus et de pratiques prioritaires indispensables à la préservation des acquis du numérique.
• Attribuez les responsabilités et définissez des attentes claires pour que les différents ajustements soient bien mis en œuvre.