10 façons pour optimiser les coûts des RH

Votre nouveau programme de développement des personnes à fort potentiel est sur le point d’être mis en œuvre, mais on vous annonce qu’une fois de plus, il est temps que les RH fassent état de leur contribution aux initiatives d’optimisation des coûts à l’échelle de l’entreprise. Certains responsables des RH seront tentés de supprimer le programme pour réduire les coûts, mais c’est une réaction impulsive qui fait passer prématurément et imprudemment les bonnes idées stratégiques au second plan.

« Les responsables des RH compétents abordent l'optimisation des coûts non pas comme un exercice ponctuel, mais comme une démarche permanente », explique Matthias Graf, conseiller exécutif principal chez Gartner. « Les stratégies d’optimisation des coûts doivent aller au-delà de la simple réduction des coûts et promouvoir de manière proactive des solutions permettant des gains d’efficience immédiats sans compromettre pour autant les incidences à long terme sur les performances commerciales. »

Une approche plus efficace consiste pour les RH à articuler les stratégies d’optimisation des coûts autour de trois domaines :

1. Les prestations de services des RH : optimiser le modèle de prestation de services des RH, la structure de gouvernance, les processus et les rôles

2. Les dépenses des RH : rationaliser les dépenses pour les services partagés, la technologie du système d’information des RH (SIRH) et les services externalisés par rapport aux services internes

3 Les coûts de la main-d’œuvre : optimiser grâce à des modèles intelligents de rémunération globale, à la structuration des effectifs et à la gestion des licenciements.

Les deux premiers domaines se concentrent sur les initiatives d’économie de coût au sein du service des ressources humaines, tandis que le troisième concerne la contribution des ressources humaines à l’optimisation des coûts dans l’ensemble de l’entreprise.

Ces 10 recommandations dans ces trois domaines permettront de mettre en place des mécanismes d’optimisation des coûts au sein de la fonction des RH et de l’entreprise.

En savoir plus : Ce que les employés pensent de l’optimisation des coûts

1. Repensez les prestations de services dans leur ensemble en prenant en compte les besoins de personnalisation locaux. Pour les responsables des RH, la mondialisation des opérations complique la tâche d’analyse des activités et délais des processus clés, des cadres et outils, mais aussi des fournisseurs externes. Un trop grand nombre de processus dans différentes régions peut donner lieu à des initiatives redondantes, une augmentation des coûts et une dégradation de la qualité des résultats. Les entreprises prospères établissent de manière concertée le degré de standardisation mondiale ou locale de leurs processus RH de base et un processus décisionnel clair pour l’allocation des ressources.

2. Renforcez la flexibilité des structures des RH pour assurer une utilisation pertinente des capacités. Pour les changements à grande échelle, les entreprises doivent intégrer un certain niveau de flexibilité dans leurs structures fonctionnelles, comme les rôles hybrides (par exemple des partenaires commerciaux de services de RH prêtés à d’autres unités pour des missions) ou la mise en commun des ressources RH (par exemple pour répondre à une demande régionale accrue). Cela permet aux fonctions de RH de répondre aux demandes ponctuelles des clients, tout en fournissant des services clientèle de base.

3. Organisez une restructuration des processus pour équilibrer l’efficience et l’efficacité de la prestation de services. Les équipes des RH performantes procèdent à une évaluation comparative de leurs processus pour identifier les efforts inutiles ou redondants, répartir les responsabilités entre les principaux rôles des RH et des parties prenantes, mais aussi intégrer les clients dans le processus pour améliorer la qualité et accroître la mobilisation des acteurs.

4. Développez les capacités pertinentes pour optimiser la prestation des services de RH. L’une des raisons pour lesquelles les fonctions de RH n’atteignent pas les objectifs d’optimisation des coûts est le manque de maîtrise des compétences requises. Pour avancer dans le monde professionnel d’aujourd’hui, les entreprises et les employés doivent développer de nouvelles compétences. Une formation spécifique peut améliorer les performances des employés, cependant une stratégie à long terme exige des entreprises qu’elles définissent des rôles interfonctionnels (c’est-à-dire des types de comportement, des compétences techniques, une expérience pertinente) qui aident l’entreprise à relever des défis complexes.

5. Réexaminez les effets d’optimisation des coûts des services de RH partagés. Dans les entreprises déjà bien établies, les économies potentiellement réalisées grâce aux services partagés sont difficiles à identifier. En conséquence, les entreprises devraient normaliser davantage la prestation de services partagés afin de révéler les économies potentielles qui peuvent être réalisées. Par exemple, les entreprises fournissent souvent plusieurs versions personnalisées du même processus, ce qui entrave l’intégration et augmente les coûts.

6. Examinez les investissements consacrés à la technologie SIRH (logiciel de gestion des ressources humaines) pour identifier les possibilités d’optimisation des coûts. Malgré l’importance des investissements et la complexité de la mise en œuvre de la technologie, peu de responsables des RH prennent le temps d’examiner son efficience et son efficacité après coup. Les entreprises efficaces, en revanche, revoient périodiquement leurs investissements SIRH, éliminent les systèmes sous-utilisés et réaffectent leurs ressources pour accroître la réduction de coûts.

7. Réexaminez les effets de l’optimisation des coûts des services externalisés et des fournisseurs externes. En général, les entreprises considèrent l’externalisation et l’internalisation comme un moyen d’atteindre leurs objectifs en termes de gestion des coûts, mais elles doivent également évaluer les risques liés à la prestation de services pour les activités des RH essentielles à l’entreprise. Une façon de tirer le meilleur parti des services externalisés est de rendre obligatoire le contrôle de leur efficacité, ce qui suscite généralement des initiatives supplémentaires de normalisation et d’harmonisation, tant au niveau mondial que local. Ces initiatives d’intégration, qui doivent être menées en partenariat étroit avec les fournisseurs de services externalisés, sont susceptibles de générer des économies immédiates.

8. Équilibrez les éléments du modèle de rémunération globale pour optimiser les coûts. La structure complexe des rémunérations et des avantages sociaux au sein des entreprises est un obstacle aux objectifs d’optimisation des coûts. Les entreprises prospères créent des modèles de rémunération offrant la souplesse nécessaire pour entreprendre des initiatives d’optimisation des coûts tout en continuant à suivre les performances des employés. Ces modèles doivent évaluer les plans de rémunération en fonction des statistiques et affecter les ressources en fonction du retour sur investissement.

9. Structurez la main-d’œuvre de manière à aligner les besoins commerciaux à court terme sur la création de valeur commerciale à long terme. De nombreuses entreprises sont confrontées aux réalités du nouvel environnement professionnel ; cependant, les organisations les plus efficaces réagissent facilement aux pressions du marché à court terme et adaptent leurs employés aux nouveaux modes de travail à long terme. Elles y parviennent en créant des équipes interfonctionnelles, en employant à la fois des travailleurs à durée indéterminée et à durée déterminée, mais aussi en maximisant l’efficacité de la main-d’œuvre actuelle et future à la lumière de ces changements.

10. Réalisez les objectifs d’optimisation des coûts à l’aide de la planification et de la mise en œuvre « intelligentes » des licenciements. Tout programme d'optimisation de la main-d'œuvre peut exiger des équipes RH qu’elles procèdent à des licenciements au niveau des modules de service ou des employés ne s’alignant pas sur les priorités stratégiques de l’entreprise. En cette période, les entreprises doivent adopter une approche de gestion systématique du processus de licenciement, communiquer de manière cohérente avec le personnel et impliquer les employés qui jouent un rôle essentiel dans la réussite de l'entreprise.

Cet article a été mis à jour par rapport à l’original, publié le 29 août 2018, pour tenir compte de nouveaux événements, conditions ou études.