La COVID-19 a amené 7 conseils d’administration sur 10 à  accélérer les activités numériques, mais pour ce faire, il faut changer les habitudes de travail, or on ne change pas ses habitudes du jour au lendemain.

L’accélération du rythme de développement de ces activités n'est pas seulement un problème technologique. Cela demande de repenser délibérément la manière dont le travail est effectué, dont les processus sont entrepris et dont les décisions sont prises, de manière à être plus agile et à mieux s'adapter à la nouvelle culture du travail.

« Accélérer les activités numériques implique de travailler différemment et plus rapidement, mais les gens ne changent pas leurs habitudes de travail d'un simple coup de baguette magique, il en va de même de leurs habitudes alimentaires », explique  Mary Mesaglio, vice-présidente analyste au sein du cabinet Gartner. « Les cadres dirigeants doivent structurer le changement pour les employés en définissant de nouvelles valeurs ou en renforçant les valeurs existantes, puis en y associant des attentes précises quant aux comportements. Se contenter de formuler ces valeurs ne suffit pas. »

Gartner recommande aux dirigeants d'adopter trois comportements de référence pour gagner en agilité. Chaque comportement est accompagné de trois exemples de stratégie pour faciliter sa mise en œuvre.

Accélérer le processus de prise de décision

Pour améliorer les délais de livraison des produits, la gouvernance et d'autres processus, il faut permettre une prise de décision plus rapide au sein de l'organisation. Les raisons pour lesquelles la prise de décision prend souvent trop de temps sont multiples : le refus d’endosser des responsabilités, la peur du risque, des objectifs peu clairs, des projections de résultats mal définies ou encore un manque d'informations.

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La rapidité d'une décision doit être déterminée par la rapidité à laquelle elle peut être révoquée. En d'autres termes, moins une décision est importante, plus les délais de prise de décision doivent être courts. De même, plus la décision est lourde de conséquences, plus il faudra de temps pour la prendre.

Astuce n° 1 : Il n'est pas permis de répondre simplement par « Non »

Les dirigeants ne peuvent pas se contenter de dire « cela ne fonctionnera pas. » Au lieu de cela, ils doivent se demander : « Comment ce projet pourrait-il fonctionner, compte tenu de la réglementation XYZ ? » Veillez à reformuler une réponse négative pour la présenter comme une demande d'informations supplémentaires, tout particulièrement pour les idées novatrices ou non vérifiées.

Astuce n° 2 : La décision finale vous appartient

Une seule personne est tenue d’approuver toute décision pour un montant inférieur à X $. Précisez clairement qui est cette personne et quand elle a le pouvoir de valider la décision.

Astuce n° 3 : Cherchez d'abord à provoquer une résistance

Trouvez la personne la plus susceptible d’être en désaccord avec votre décision et demandez-lui de vous exposer clairement toutes les difficultés que cette décision implique. Répondez aux préoccupations en amont pour accélérer la prise de décision.

Simplifiez les activités

Les processus peuvent prendre le pas sur la capacité à prendre des décisions parce qu'ils sont inutilement complexes. Dans les faits, la complexité d'une procédure de travail n'est pas nécessairement directement proportionnelle à sa valeur réelle.

Dans la plupart des cas, il est préférable de simplifier les processus, mais pour y parvenir, les dirigeants doivent faire preuve de vigilance. Ils doivent notamment déterminer quelle est la méthode la plus adaptée pour exécuter les tâches dans les meilleurs délais. Commencer par l'approche la plus simple possible permet souvent à une équipe de passer plus rapidement du point A au point B. Cette démarche est à mettre en opposition avec celle visant à adopter l'approche la plus complète. Qui dit compliqué ne dit pas toujours, ni même souvent, digne d'intérêt.

Astuce n° 4 : Fixez un délai

Accordez aux collaborateurs une échéance de 24 heures pour créer une première ébauche ou un prototype.

Astuce n° 5 : Séance de tutorat inversé

Assignez des cadres supérieurs à des employés moins expérimentés pendant une heure et demandez à ces derniers de leur montrer ce qui peut être fait pour simplifier leurs tâches.

Astuce n° 6 : Le pouvoir d’évocation des mèmes

Transformez les collaborateurs en artisans créateurs de la culture d'entreprise. Attribuez une récompense aux trois principaux mèmes illustrant le thème « simplifier les tâches ».

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Éliminer les tâches superflues

Trop souvent, la valeur du travail est mesurée par le rendement généré et non par les résultats tangibles générés. Se concentrer sur le rendement n'est qu'un moyen de donner l'impression que les employés sont occupés, et être occupé ne signifie pas nécessairement être productif. Le résultat final, en revanche, est déterminant.

Pour accroître l'agilité d'une entreprise, il faut mettre l'accent sur les résultats réels de l'entreprise plutôt que sur la façon dont la tâche est exécutée.

Astuce n° 7 : « Feu vert ou rouge »

Comme le jeu du gendarme de la circulation auquel se livrent les enfants, discutez en équipe : « À quel moment devrions-nous placer un feu rouge (arrêter), un feu vert (poursuivre les activités) ou un feu orange (poursuivre prudemment) ?

Astuce n° 8 : Écarter les idées qui ne sont défendues par aucun collaborateur

Mettez à l'épreuve la détermination des chefs d'entreprise en leur demandant de s'engager à financer votre projet avec des fonds bien réels. S'ils ne s'engagent pas, arrêtez immédiatement de travailler sur le projet.

Astuce n° 9 : Organisez une réunion hebdomadaire permettant de « transgresser certaines règles »

Dans ce contexte, l'équipe peut supprimer certaines politiques, abroger d’anciennes procédures, responsabiliser des collaborateurs, prévoir un budget pour les idées novatrices, etc. L’idée est de mettre un frein aux comportements toxiques de la culture d'entreprise tels que la négativité et le cynisme.

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Par quoi commencer ? Adaptez les principes et les valeurs déjà existants pour inspirer une prise de décision plus rapide et plus sûre.

Pour chacun de ces trois comportements, les dirigeants peuvent déployer un certain nombre de stratégies culturelles. « La mise en place de ces changements au sein de la culture d’entreprise et dans la vie quotidienne des collaborateurs implique de se baser sur une approche réfléchie et méthodique », déclare M. Mesaglio.